Data Group: MIKSI TIETOJEN LUOTETTAVA HÄVITTÄMINEN ON TÄRKEÄÄ?

Yritykset tuottavat enemmän dataa kuin koskaan ennen ja jatkuvasti kiihtyvällä tahdilla.

Tietoja tallennetaan kiintolevyjen ja varmistusnauhojen lisäksi myös työntekijöiden mobiililaitteille, työasemille, muistikorteille ja jatkuvasti kasvavissa määrin virtualisoituihin ympäristöihin. Riippumatta siitä, mitä tietoja yritys tuottaa, niitä on hallittava huolellisesti – ei vain varastoinnin ja käytön aikana, vaan myös elinkaarensa lopussa.

Arkaluontoisia tietoja, joita on
käsiteltävä erityisen huolellisesti

Asiakastiedot – Tähän sisältyy henkilökohtaisia tietoja. Asiakastietojen avulla voi tunnistaa henkilön nimen, osoitteen, tilinumeron, taloudelliset tiedot ja sosiaaliturvatunnuksen. Se kattaa myös suojatut terveystiedot, kuten sairauskertomukset tai niihin liittyvät maksutiedot.

Työntekijöiden tiedot – Tämä on sama kuin asiakastiedot, mutta sisältää myös palkka- ja muita työhön liittyviä tietoja.

Yritystiedot – Tähän voivat kuulua mm. immateriaalioikeudet, tutkimus- ja kehitystiedot, markkinointitiedot, yrityskauppaa koskevat tiedot, taloudelliset tulokset, sisäinen viestintä sekä operatiiviset tiedot.

“Poistaminen” ei tarkoita “hävittämistä”

Poistaminen ja hävittäminen saattavat kuulostaa samalta, mutta näitä kahta termiä ei pidä missään nimessä sekoittaa keskenään. Tietojen poistaminen jättää tiedot palautettaviksi, kun taas tietojen hävittäminen on pysyvää. Tietojen hävittämisen määritelmä aiheuttaa paljon sekaannusta. Suurimmaksi osaksi se johtuu siitä, että ajatellaan formatoinnin ja “delete” -painikkeen painamisen olevan turvallisia ja pysyviä tiedonhävitysmenetelmiä – näin ei kuitenkaan ole!

Ibas Ontrack teki tutkimuksen yhteistyössä tiedonhävittämisen asiantuntijan, Blancco, kanssa ja analysoi 159 eBaysta ostettua käytettyä kiinto- ja SSD-levyä. Levyasemista 42 % sisälsi arkaluonteisia jäännöstietoja, 15 %:ssa oli erilaisia henkilökohtaisia tunnistetietoja.

Tietojen hävittäminen luotettavasti

Kiintolevyt

Yleisesti oletetaan, että kiintolevyn formatointi eli alustaminen pyyhkii tallennusvälineen kokonaan. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa, koska yleensä lähes kaikki tiedot jäävät edelleen levylle. Formatoinnin tarkoitus on vapauttaa levyaseman tallennustila uudelleen käytettäväksi, ei poistaa arkaluontoisia tietoja turvallisesti ja lopullisesti. Käyttöjärjestelmä ei ehkä pysty lukemaan tiedostoja normaalisti, mutta ne ovat silti olemassa.

Mobiililaitteet ja muistit

Entä tehdasasetusten palauttaminen mobiililaitteessa? Vaikka toimenpide saattaa vaikuttaa erilaiselta, tehdasasetusten palautus älypuhelimessa tai muussa flash-muistilla toimivassa laitteessa on vastaavanlainen kuin kovalevyn formatointi – muistisirun sisältö on edelleen olemassa, vaikka se olisi käyttöjärjestelmälle näkymätön.

Magneettinauhat, varmistusnauhat

Nauhat ovat ihanteellinen ratkaisu tietojen pitkäaikaiseen arkistointiin. Kun arkistoit yli 10, 20 tai 30 vuotta vanhoja nauhoja, riski niiden ”vanhenemiseen” lukukelvottomiksi on suuri. Ennen kuin nauhat vaurioituvat käyttökelvottomiksi, niiden sisältämät tiedot on syytä siirtää uusille nauhoille. Arkistoiduilla tiedoilla on myös maksimi säilytysaika; kun se on ohi, tietojen hävittäminen nauhoilta on usein lakisääteinen vaatimus. Molemmissa tapauksissa yrityksen pitäisi huolehtia nauhoissa olevien tietojen hävittämisestä asianmukaisesti. Paras tapa nauhojen luotettavaan tyhjentämiseen on sertifioitu magnetointilaite, jonka magneettikentän voimakkuus on riittävän suuri. Magnetointilaitteella voit tyhjentää turvallisesti vaurioituneet nauhat, hyvässä kunnossa olevat nauhat voi käyttää uudelleen.

Laitteiston rikkominen ei takaa, ettei tietoja voitaisi palauttaa.

Tieto on edelleen mahdollista palauttaa fyysisesti vahingoittuneesta tallennusvälineestä.
Katso video, jossa tiedot pelastetaan katujyrän alle jääneistä puhelimista:

Tarjolla on useita ratkaisuja, joilla voidaan varmistaa arkaluonteisten tai henkilökohtaisten tietojen luotettava hävittäminen.

Näitä ovat testatut tiedonhävitysohjelmistot, magnetointilaitteet ja murskaimet. Jos haluat olla varma, että yrityksesi tietoja voidaan hävittää luotettavasti, kysy lisää tästä!